Командировка на автомобиле оплата бензина
Для удобного взаимодействия с нашим сайтом, предлагаем вам воспользоваться современными браузерами.
Почему нужно поменять браузер.
Ваш браузер не просто старый, а устаревший. Он не может предоставить все возможности, которые могут предоставить современные браузеры, а скорость его работы ниже в несколько раз!
Стоимость израсходованного топлива на проезд в командировку – не командировочные, а хозяйственные расходы
Направляясь в служебную командировку, работник организации может использовать личный автомобиль |*|. Сегодня рассмотрим:
– может ли организация возместить работнику расходы по проезду до места командирования и обратно;
– каков порядок налогообложения этих расходов.
Из письма в редакцию:
«Работник организации направляется в служебную командировку в пределах республики на собственном автомобиле. Между работником и организацией заключен договор об использовании личного автомобиля работника в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы:
1. вправе ли организация возместить работнику стоимость израсходованного топлива по проезду до места командирования и обратно, а также в месте командирования?
2. какие особенности учесть в данном случае при исчислении налога на прибыль и подоходного налога с физических лиц?
Валентина Александровна, бухгалтер»
Расходы по заправке автомобиля топливом – не командировочные, а хозяйственные расходы
Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации.
Справочно: если работника направляют в командировку на личном автомобиле, который организация использует по договору с работником в служебных целях, считается, что проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации. Подтверждение можно найти в ответе сотрудника Минфина на online-конференции «Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Беларуси» (сайт www.belta.by).
При направлении работника в командировку в приказе следует указать факт использования им личного автомобиля в служебных целях.
Организация стоимость топлива может:
– компенсировать работнику на основании авансового отчета работника о стоимости израсходованного топлива;
– оплатить наличными денежными средствами, выданными работнику для приобретения топлива.
В обоих случаях это расходы организации на хозяйственные нужды;
– оплатить с использованием электронной (топливной) карты, выдаваемой работнику в порядке, установленном в организации.
Важно! Во всех вышеуказанных случаях этот порядок следует оговорить в договоре об использовании личного автомобиля работника в служебных целях.
Оплата топлива наличными денежными средствами означает выдачу денежных средств под отчет на предстоящие расходы. При этом учтите:
1) установленные законодательством сроки, на которые могут быть выданы эти деньги под отчет на предстоящие расходы.
Справочно: юридические лица, подразделения выдают наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денег под отчет:
– не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения;
– не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения;
– до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению;
2) предельно допустимый размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами – не более 100 базовых величин на протяжении одного дня.
Об этом сказано в пп. 34, 69, 74 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
Оплату топлива с использованием электронной (топливной) карты расценивают как приобретение топлива путем безналичных расчетов между организацией, выдавшей данную карту работнику, и продавцом топлива. Перед использованием этой карты организация – покупатель топлива делает предоплату на счет организации – продавца топлива или банка (за электронные деньги), в рамках которой осуществится заправка топливом.
Документально подтвержденные расходы, понесенные для производственных целей, относят на затраты при исчислении налога на прибыль
При рассмотрении вопроса об отнесении тех или иных затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, нужно определиться, связаны ли они с процессом производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).
Чтобы расходы организации по оплате топлива (в т.ч. путем компенсации работнику понесенных им расходов на оплату топлива) можно было отнести на затраты, следует документально подтвердить расходы и их связь с производственным процессом.
Для этого нужно, чтобы:
1) командировка, в которую направляется работник, имела цель, связанную с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав;
2) работник и организация в обязательном порядке заключили договор об использовании личного автомобиля работника в служебных целях, в котором определен в т.ч. порядок несения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля;
3) работник представил первичные учетные документы, подтверждающие фактический расход и стоимость топлива, израсходованного во время служебной командировки (в т.ч. и в месте командирования, а не только до места командирования и обратно). Это могут быть:
– путевые листы, на основании которых в совокупности с накопительными ведомостями данных путевых листов о фактическом расходе топлива или карточек учета расхода топлива за отчетный период будет списано топливо на затраты производства;
– документы, подтверждающие оплату топлива (например, чеки).
Документов, подтверждающих оплату топлива, может и не быть, если работнику выдана электронная (топливная) карта и оплату производит сама организация в безналичном порядке.
При выдаче работнику денежных средств под отчет на предстоящие расходы для оплаты топлива также представляется отчет об израсходованных суммах.
Оплату топлива подоходным налогом не облагают
У физического лица не возникает доход, признаваемый объектом обложения подоходным налогом, по оплате топлива, израсходованного в служебной командировке (если по условиям договора об использовании личного автомобиля работника в служебных целях такие расходы возложены на организацию) |*|.
Работник имеет право на получение компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля, используемого для нужд нанимателя (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь).
Если соглашением между работником и организацией об использовании личного автомобиля в служебных целях предусмотрена выплата указанной компенсации (которая может определяться в т.ч. с учетом расходуемого топлива), то доход в сумме данной компенсации облагают подоходным налогом с физических лиц в общеустановленном порядке (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Работник направляется в служебную командировку на личном автомобиле
В приказе оговорено условие направления работника в командировку (с его согласия) на его личном автомобиле и предусмотрено возмещение стоимости использованного в поездке топлива в сумме 60 руб. Договор об использовании транспорта в служебных целях с работником не заключен.
Работнику выдана корпоративная банковская карточка, на которую организация предварительно перечислила денежные средства на командировочные расходы .
Как учитываются командировочные расходы в таком случае?
Чтобы минимизировать контакты работника при поездке в командировку, нанимателем принято правильное решение:
– работник направляется в командировку на личном автомобиле;
– работнику выдается корпоративная банковская карточка.
Расходы по командировке составят:
– суточные – 36 руб. (9 руб. × 4 суток);
– расходы по найму жилого помещения в сумме фактических расходов, подтвержденных соответствующим документом;
– расходы по проезду в сумме 60 руб. не являются командировочными расходами, но возмещаются за счет прибыли организации.
Комментарий эксперта
В любом случае работник может поехать в командировку на личном автомобиле. При этом важны следующие моменты:
1. Работник заключил с организацией договор об использовании своего автомобиля для нужд нанимателя. Для целей нанимателя он может использовать свой личный автомобиль, в т.ч. и для поездок в служебные командировки (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь). В таком случае при поездке в командировку считается, что работник обеспечивается транспортным средством организации и расходы по проезду (как командировочные расходы) работнику не возмещаются. Израсходованное топливо – это затраты организации, и они возмещаются работнику.
2. Работник может выехать в командировку на личном автомобиле по собственной инициативе. Поскольку подтверждающих документов по проезду к месту командировки и обратно к отчету приложено не будет, то наниматель возмещает работнику расходы по проезду в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).
3. По инициативе нанимателя и с согласия работника последний может поехать в командировку на личном автомобиле с выплатой ему компенсации расходов по проезду. Однако такие расходы нельзя считать командировочными расходами и учитывать их при налогообложении прибыли.
Таким образом, поскольку в приказе было предусмотрено возмещение работнику стоимости использованного в поездке топлива (в конкретной сумме), а в числе возмещаемых расходов по командировке в Положении № 176 подобного рода выплаты не обозначены, то считать их командировочными расходами для организации недопустимо. В данном случае организация несет расходы за счет прибыли. Для работника это будет расценено как получение дохода.
При наличии у командированного работника корпоративной банковской карточки для оплаты расходов по найму жилого помещения (в пределах Республики Беларусь и за границей) следует руководствоваться нормами п. 17 Положения № 176.
Справочно: при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п. 17 Положения № 176).
Иными словами, если работнику выдана корпоративная банковская карточка, на которую организация предварительно перечислила денежные средства для последующей оплаты работником расходов по найму жилого помещения, то такая оплата будет считаться оплатой жилого помещения направляющей стороной. Соответственно командированному работнику не выплачивается разница между установленным в приложении 2 к Положению № 176 размером возмещения расходов по найму жилого помещения и суммой фактически оплаченных им указанных расходов посредством корпоративной банковской карточки.
Читайте также:
Возмещаем расходы по проезду к месту командировки и обратно
В расчетном периоде работник совершил прогул
Примеры подобраны с помощью «Сервиса подбора примеров»
Компенсация расходов на бензин в командировке
Трудовое законодательство не регламентирует, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Логично предположить, что данный выбор осуществляет наниматель с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопасности командированного работника.
Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Как правило, размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.
Таким образом, если работник согласовал с нанимателем возможность поездки в командировку на личном транспорте (о чем имеется документальное подтверждение), то наниматель обязан будет возместить расходы работника, связанные с проездом к месту командировки и обратно. Кроме того, в данном случае сотруднику будет положена и компенсация за использование личного имущества в служебных целях, размер которой определяется по соглашению сторон трудового договора (ст. 106 ТК).
Если же работник самостоятельно, без согласования с нанимателем, поехал в командировку на личном транспорте, то наниматель не обязан возмещать работнику данные расходы.
Источник https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/stoimost-izraskhodovannogo-topliva-na-pr
Источник https://www.gbzp.by/aktual/rabotnik-napravlyaetsya-v-sluzhebnuyu-ko
Источник https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/kompensatsiya-raskhodov-na-benzin-v-koma
