Как ИП списывать топливо?

Использование автомобиля для нужд предприятия

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

ДОГОВОР
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ
В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

г.Минск
«____» _________ _____ г.

_________________________, именуемое в дальнейшем «Наниматель», в лице ________________________, действующего на основании доверенности, с одной стороны, и гражданин ____________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, а вместе в дальнейшем именуемые — «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1 Работник использует по поручению Нанимателя личный автомобиль «____________» (государственный номерной знак __________) в следующих служебных целях:
— поездки по городу Минску;
— поездки в служебные командировки;
— _____________________________.
1.2. Срок использования автомобиля определяется сроком трудового договора Нанимателя с Работником.
1.3. Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях определяется в размере суммы износа (амортизации) автомобиля за период его использования в служебных целях.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Наниматель обязуется:
2.1.1. Поручать Работнику выполнять задания с использованием личного автомобиля только в целях, определенных п. 1.1 настоящего Договора.
2.1.2. Своевременно определять и выплачивать Работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
2.1.3. На основании отдельно заключаемых Нанимателем договоров с поставщиками нефтепродуктов предоставлять Работнику горюче-смазочные материалы или возмещать Работнику произведенные им расходы на приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного транспорта в служебных целях.

2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию Нанимателя в целях и сроки, определенные п.п. 1.1 и 1.2 настоящего Договора.
2.2.2. Осуществлять ремонт, техническое обслуживание автомобиля и страхование гражданско-правовой ответственности владельца автомобиля за свой счет.
2.2.3. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.4. От имени Нанимателя осуществлять получение ГСМ у поставщиков нефтепродуктов, по договорам, заключенным Нанимателем, или предоставлять Нанимателю документы, подтверждающие факт приобретения ГСМ для заправки автомобиля и использования его в служебных целях.

3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Расчет суммы компенсации осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.
3.2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение затрат на приобретение ГСМ производится один раз в месяц в срок, установленный для выплаты заработной платы в организации.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. В случае нарушения сроков использования личного автомобиля в служебных целях Наниматель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий Договора, либо отказаться от Договора и взыскать убытки, причиненные Работником.
4.2. В случае несвоевременной выплаты компенсации работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях или возмещения расходов на приобретение ГСМ Наниматель уплачивает Работнику неустойку в размере 0,1% от невыплаченной суммы за каждый день просрочки.

5. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

5.1. Расчет суммы компенсации производится Нанимателем исходя из восстановительной стоимости автомобиля, определяемой независимой оценочной организацией на момент заключения настоящего договора.
5.2. В случае выплаты Нанимателем компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях сверх суммы амортизационных отчислений с Работника в установленном законодательством порядке удерживается подоходный налог.

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах по одному для каждой из сторон.
6.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение срока использования автомобиля, определенного п.1.2 Договора.
6.3. В случаях, не предусмотренных настоящим Договором, стороны руководствуются действующим гражданским законодательством.

7. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

НАНИМАТЕЛЬ: РАБОТНИК:
_____________________ _____________________________
Адрес ________________________ Место жительства: ___________
______________________________ _____________________________
Р/с ____________ в ___________ Паспорт _____ N _____________
____________________ г. ______ выдан __________________ РУВД
код __________ УНП ___________ г. __________________________
тел. _______________
______________________________
должность, ФИО

Читать статью  Осторожно ЛОХотрон! Магниты для экономии НЕ РАБОТАЮТ — DRIVE2

Как ИП списывать топливо?

Списание топлива ИП ОСН с НДС. Как списывать топливо для ИП с ОСН с НДС, если заправка происходит за наличный расчет? Какие документы нужны для отчетности?

Добрый день, Наталья!

Позавчера я отвечала на подобный вопрос. С тех пор ничего не изменилось: чтобы взять топливо, приобретённое и за наличный и за безналичный расчёт, в затраты, нужно обязательно соблюсти следующие условия:

  • Автомобиль должен учитываться в качестве ОС в Книге учёта ОС.
  • Вести учёт топлива нужно в Книге учёта сырья и материалов.
  • Установить решением ИП норму расхода топлива письменно. Линейные нормы установить на основании Постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 06.01.2012 № 3 и Постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 20.01.2016 № 1.
  • На основании данных о потреблённом за месяц топливе списывать столько топлива, в Книге учёта сырья и материалов (графы 9−13), сколько израсходовано по путевому листу. Так как топливо по предоплате не дают, то все использованное топливо пойдёт на затраты по мере использования.

С уважением, «ЛюксБаланс»

ИП, оптовая и розничная торговля. Хочу использовать личный автомобиль в служебных целях, списывать в расходы топливо и ремонт автомобиля.

Обязательно ли ставить авто на учёт как ОС?
Какими первичными документами относить затраты на топливо и ремонт?
Какими инструкциями и положениями пользоваться?
Крапивенцева Елена Владимировна
5 февраля 2016 в 20:08
Задать вопрос специалисту
Добрый день, Юлия!

ИП может поставить на учёт только ОС, приобретённые им на юр. лицо (на ИП). В остальных случаях ИП издаёт решение об использовании личного имущества в предпринимательской деятельности (компьютера, а/м, мобильного телефона, принтера и т. д). На основании данного решения ИП может производить текущий ремонт данного оборудования и приобретать топливо для а/м, оплачивать заправку картриджа, услуги связи за счёт ИП.

Если у Вас система налогообложения — подоходный налог, то все эти оплаченные расходы можно учитывать при налогообложении (брать в затраты). Если у Вас УСН — расходы можно оплачивать со счёта ИП, но в налогообложении они не участвуют.

Первичными документами для обоснования понесённых расходов считаются:

при оплате наличными — кассовый чек с указание наименования продавца, его УНП, номер чека, номер КСА, наименования товара, количество, цена, сумма. Если какая-то из этой информации отсутствует, то нужно прилагать к кассовому чеку товарный чек или копию чека. Например, при заправке топливом на чеках есть вся необходимая информация, ничего более брать не нужно, даже ставить штампик не нужно. А если Вы оплатили шиномонтаж и там только сумма, то нужно просить дополнительно бумажку с расшифровкой наименование работ: количество, сумма, цена.
при оплате с расчётного счёта — акты оказанных услуг.

Подскажите пожалуйста, в предыдущем ответе Вы писали, что » ИП издаёт решение об использовании личного имущества в предпринимательской деятельности (компьютера, а/м, мобильного телефона, принтера и т. д). На основании данного решения ИП может производить текущий ремонт данного оборудования и приобретать топливо для а/м, оплачивать заправку картриджа, услуги связи за счёт ИП.
Если у Вас система налогообложения — подоходный налог, то все эти оплаченные расходы можно учитывать при налогообложении (брать в затраты). «. Так все таки надо учитывать автомобиль в книге учета ОС для того, чтобы учитывать топливо при налогообложении?

Аноним #ab8, правилами портала в комментариях запрещено задавать вопросы. Задайте свой вопрос, нажав зелёную кнопочку вверху страницы. Уточните систему налогообложения. Спасибо.

Как производится списание ГСМ без путевых листов

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

Читать статью  Не заводится на бензине. А на газу все отлично. — Audi A4, 2.8 л, 1997 года на DRIVE2

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Читать статью  От чего зависит расход бензина — DRIVE2

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

  • 25 * 41 = 1025,00 руб.
  • 120 * 39 = 4680,00 руб.
  • 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
  • 25 + 120 = 145 л.
  • 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.

Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

Источник https://buhgalter.by/topic/49281/

Источник https://vitebsk.biz/expert/krapiventseva/24322/

Источник https://assistentus.ru/buhuchet/kak-proizvoditsya-spisanie-gsm-bez-putevyh-listov/