Учитываем в налоговом учете расходы на топливо при эксплуатации транспорта

Расходы на топливо организации могут учесть при налогообложении прибыли в пределах норм.

Для целей налогового учета расходов на топливо организация должна документально подтвердить:

1. Приобретение топлива. Тип документов зависит от способа приобретения топлива:

По накладным топливо приобретают обычно предприятия, имеющие нефтесклады, стационарные и передвижные пункты заправки, производственные участки и прочие места хранения, специальные хранилища .

По топливным картам можно приобретать топливо на АЗС как с использованием электронных денег, так и без них. При этом отчеты или справки-акты оформляются продавцами по самостоятельно разработанным формам .

При приобретении топлива за наличный расчет подтверждающие документы должны содержать сведения, установленные в п. 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 N 107.

2. Использование транспортного средства в предпринимательской деятельности организации и расходование топлива на эти цели.

— путевые листы по утвержденным формам .

При перевозках для собственных нужд (по формам, разработанным организацией самостоятельно <**>):

— либо путевые листы;

— либо карточки учета расхода топлива за отчетный период <***>;

При общей системе налогообложения, если транспортное средство используется организацией в предпринимательской деятельности организации, в том числе для производства и реализации товаров (работ, услуг), расходы на топливо включаются в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль .

При этом следует иметь в виду, что расходы на топливо подлежат нормированию. Стоимость топлива, израсходованного сверх норм, установленных в соответствии с законодательством, при налогообложении прибыли не учитывается .

Виды норм расхода топлива

Нормирование установлено законодательством для определенных марок и моделей транспортного средства. Если на определенную марку транспортного средства нет установленной нормы, то применяются временные нормы :

В случае когда нет установленной нормы на транспортное средство, которое эксплуатируется:

— за пределами Республики Беларусь;

— дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь,

то учет расхода топлива производится по временной норме до ее установления .

Если организация применяет временную норму по истечении шести месяцев, то стоимость всего израсходованного топлива не учитывается в расчете при налогообложении прибыли .

Для разработки норм расхода топлива организации следует обратиться с заявкой в РУП «БелНИИТ «Транстехника» (далее — Транстехника). Транстехника устанавливает для организации, подавшей заявку нормы расхода топлива, и передает эту норму в Минтранс на утверждение. После утверждения Минтрансом разработанная Транстехникой норма становится рекомендуемой и применяется всеми организациями .

Рекомендуемые нормы в течение года при необходимости корректируются и далее устанавливаются в качестве обязательных .

Повышения и понижения, применяемые к нормам расхода топлива

В зависимости от условий эксплуатации автомобиля применяются понижения и (или) повышения. Эти повышения (понижения) утверждаются приказом руководителя организации .

При этом повышения и понижения применяются только к нормам, установленным Минтрансом :

Организация обязана установить понижение к нормам, установленным Минтрансом в случаях :

— эксплуатации транспорта на участках дорог с асфальтобетонным и цементобетонным покрытием за пределами населенного пункта (за исключением учебной езды);

— использования дизельного топлива с присадкой FP-4000.

Во всех других случаях, кроме перечисленных выше, организация не обязана, но вправе применять понижение к нормам, установленным Минтрансом .

Повышать нормы организация вправе только в некоторых случаях и до определенного размера. В частности, установлены следующие повышения :

— повышение при эксплуатации транспорта в зимних условиях (при температуре окружающего воздуха ниже 0 °C);

— повышение при эксплуатации транспорта в городах (величина повышения устанавливается в зависимости от численности населения в городе);

— повышение с автоматической коробкой передач и др.

При необходимости организация может применить одновременно несколько повышений (понижений) нормы расхода топлива. В этом случае нормируемый расход топлива устанавливается с учетом их суммы или разности .

Обратите внимание!
При использовании транспортного средства для выполнения международных автомобильных перевозок норма расхода топлива устанавливается организацией самостоятельно .

НДС, предъявленный поставщиком топлива, принимается организацией к вычету на основании ЭСЧФ, полученного от поставщика и подписанного электронной цифровой подписью .

По топливу, приобретенному с 1 июля 2016 г. на АЗС за наличный расчет, вычет суммы НДС возможен на основании полученного от продавца ЭСЧФ. Для реализации данной возможности организация вправе заявить в любой произвольной форме, не противоречащей законодательству Республики Беларусь, свое требование о выставлении в ее адрес ЭСЧФ. Продавец в таком случае должен создать и выставить в адрес организации ЭСЧФ в порядке, установленном законодательством .

Обратите внимание!
Принятый ранее к вычету НДС по топливу, израсходованному сверх установленных норм или на нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью организации, восстанавливать не нужно .

При УСН ввиду установленного порядка исчисления данного налога расходы на топливо не учитываются, поскольку он уплачивается из валовой выручки, которая не подлежит уменьшению на сумму произведенных затрат .

Как происходит списание ГСМ по путевым листам

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов.

Что представляет собой путевой лист

Списание топлива, как и других видов ТМЦ, осуществляется на основании акта на списание. Путевые листы, так называемые путевки, сами по себе не являются основой для списания ГСМ, но вышеназванный акт составляется именно по данным, содержащимся в них.

Путевой лист имеет несколько унифицированных форм, отражающих особенности автомобиля, тарификации работы водителя, организационно-правовой формы применяющей его фирмы: на легковое авто, легковое авто ИП, грузовые автомобили, спецмашины и пр.

Вопрос: Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет?
Стоимость ГСМ в количестве 125 л, приобретенных водителем служебного автомобиля за наличный расчет за счет денежных средств, полученных под отчет, составила 5 000 руб. Приобретение ГСМ на эту сумму подтверждено авансовым отчетом работника с приложенным чеком ККТ, выданным организацией розничной торговли (АЗС). В чеке сумма НДС не выделена (продавец ГСМ применяет УСН). Расход ГСМ в количестве 100 л подтвержден путевым листом, также приложенным к авансовому отчету. В налоговом учете применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Применение этих форм в учете:

• обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
• необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше. Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

• остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
• данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

• технической документации ТС;
• контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Пример расчета

Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.

Средняя стоимость списания будет равна:

• 70 * 42 = 2940 руб.;
• 100 * 40 = 4000 руб.;
• 2940 + 4000 = 6940 руб.;
• 70 + 100 = 170 л;
• 6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

• В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
• Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
• Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
• Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.

При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

• Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
• S — пробег;
• Hs – норма расхода на 100 км.

Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.

• Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
• Расход: Qн = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 л.
• 4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
• Проводка: Дт 26 Кт 10/3 199,61 руб.

Приказ на списание

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

• 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
• Сайбер 2.4 (Chrysler) 11 литров в час.

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

Линейные нормы расхода топлива

Справочник линейных норм расхода топлива разработан на основании:

• постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 06.01.2012 № 3 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности» (с учетом дополнений и изменений);
• постановлений Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 01.08.2019 № 44, от 14.11.2019 № 50, от 23.12.2019 № 54, от 10.02.2020 № 2, от 24.04.2020 № 13 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности» (применяются с 11.04.2016).

Представленная справочная информация также используется в автоматическом режиме при оказании аудиторских услуг с использованием собственного разработанного программного обеспечения Документирование аудита.

В случае отсутствия в справочнике нормы расхода топлива, а также по вопросам разработки норм расхода топлива ознакомьтесь, пожалуйста, с консультациями по теме Нормы расходы топлива.

Источник https://ilex.by/uchityvaem-v-nalogovom-uchete-rashody-na-toplivo-pri-ekspluatatsii-transporta/

Источник https://assistentus.ru/buhuchet/kak-proishodit-spisanie-gsm-po-putevym-listam/

Источник https://www.moyaudit.by/publikacii/spravochnaya-informaciya/normy-raskhoda-topliva